CO W SĄDZIE ROBI…. Odc. II – Protokolant

W kolejnym odcinku zajmę się postacią niedocenianą jeśli chodzi o codzienność sądową, a kluczową z uwagi na sprawność (lub niesprawność) całego referatu sędziego – to jest protokolantem. Najgorzej opłacany pracownik wymiaru sprawiedliwości, według niektórych (słabych) sędziów winny ponoć wszystkiemu złemu w funkcjonowaniu sądów… A tymczasem osoba ta jest tak zwanym „koniem roboczym” każdego wydziału. Nie ma przesady w twierdzeniu, że bez połowy sędziów dany wydział byłby w stanie funkcjonować, a bez połowy protokolantów – nie.

Czym zajmuje się protokolant? Tu znowu warto podzielić dni jego (jej – zawód jest raczej sfeminizowany, ale dla wygody pozostanę przy męskim rzeczowniku) na dni wokandowe i pozawokandowe.

1.  Na wokandzie

Tu można by było wzruszyć ramionami – przecież protokolant… Protokołuje! A to nie tak do końca wygląda. Zakres wokandowej pracy protokolanta bardzo zależy od stopnia przygotowania i przyzwyczajeń sędziego. Jeden protokolant dostaje w dzień wokandowy pliki z praktycznie gotowymi protokołami – musi tylko powstawiać informacje dotyczące stających na rozprawie osób, krótkie zdania dyktowane przez sędziego – drukować protokoły i orzeczenia – i w sumie tyle. Część sędziów bowiem już w domu / w pracy przygotowuje zestawienia dowodów, które dopuści i nie musi dyktować niczego. Na drugim skraju spektrum jest sędzia który nie ma nic przygotowanego i dyktuje wszystko jak leci. Oczywiście większość naszych polskich orzeczników plasuje się gdzieś pośrodku. Odkąd wprowadzono obowiązkowe nagrywanie rozpraw, często protokolant ma mniej pracy – z zeznań świadka spisuje tylko kluczowe rzeczy. Dobry protokolant wie co ma zapisać a co nie – bez dyktowania.

Oprócz pisania protokolant ma też inne obowiązki – jeśli trzeba po coś pójść (np. kalendarz) – to idzie. Jeśli trzeba szybko załatwić pomoc informatyka, pani sprzątającej, pogotowia (a zdarzają się sytuacje różne na sali) – załatwia to protokolant. Szukanie czegoś w systemie dla sędziego także jest bardzo częste. Przede wszystkim zaś protokolant wywołuje sprawy. Musi to robić głośno, wyraźnie i w sposób, który nie będzie potem zakwestionowany przez nikogo. Zdarzały się sytuacje, że przez źle wywołany termin rozprawy (za cicho, niewyraźnie) konsekwencjami były nawet nieważność postępowania w zakresie przeprowadzonej rozprawy i odpowiedzialność dyscyplinarna sędziego – po prostu strony nie weszły na salę, bo nie miały prawa usłyszeć z korytarza cicho wywołanej sprawy. Obecnie często widuje się automaty wywołujące, ale w większości sądów to dalej protokolant swoim głosem zaprasza na salę.

Czy wspominałem o noszeniu akt? Często widać taki obrazek – idzie sobie pani sędzia niosąc jedynie łańcuch z orłem i terminarz, a za nią protokolantka z ogromnym naręczem akt, pod którymi się ugina. I tak bywa. Na szczęście sędziowie – mężczyźni w zdecydowanej większości pomagają swoim protokolantkom w tej konkurencji siłowej, co się im chwali. Nie postuluję bynajmniej pełnej demokratyzacji w tym zakresie – w końcu sędzia nawet na korytarzu dźwigać ma powagę Rzeczpospolitej a nie dziesięć tomów – ale rzecz winna w mojej ocenie zmierzać do digitalizacji akt. Proces ten dzieje się, jednak za powoli. Dlaczego nie wózki? Wózek jest nieporęczny na małej sali rozpraw (nie ma go gdzie schować), poza tym jest potrzebny w wydziale i na nie może być wyłączony z normalnej pracy przez 8 godzin wokandy.

2. W pokoju (bo protokolant nie ma „gabinetu”)

Rzeczywiste obowiązki protokolanta zaczynają się właśnie tu. Piszę „rzeczywiste”, bo o ile na sali protokolant jedynie zapisuje to, co sędzia podyktuje, to u siebie przyjmuje faktyczną odpowiedzialność za referat sędziego. Przede wszystkim – protokolant wykonuje zarządzenia. Sędzia sobie pisze odręcznie przykładowo: „1. Dołączyć akta I C 1234/17, 2. Odpis pisma z 13 maja 2018 doręczyć pełnomocnikowi pozwanej; 3. Kalendarz 14 dni”. Taka notatka wymaga od protokolanta znalezienia akt o które chodziło sędziemu (co czasem jest utrudnione – i znowu: postulat digitalizacji), wpisania do systemu, ze akta pobrano, fizycznego dołączenia do akt głównych. Następnie konieczne jest wydrukowanie kopert (adresuje obecnie na szczęście system), wysłanie pisma wskazanego w zarządzeniu – a na koniec odłożenie akt na półkę (kalendarz) oznaczoną odpowiednim dniem miesiąca. Co najmniej pół godziny latania po wydziale – a to jedno z prostszych zarządzeń, jakie każdego dnia wykonuje protokolant. Część z tego typu zadań nie jest stricte odtwórcza – czasem sędzia wskazuje, żeby kogoś o czymś powiadomić, lub sporządzić jakąś odezwę lub zapytanie. Jego treść i zredagowane już pismo sporządza protokolant.

A jeśli już z danymi aktami zrobiono wszystko, o co sędziemu chodziło, trzeba je… Zszyć. Niestety, pojawiające się próby zastąpienia igły i sznurka jako podstawowego sposobu łączenia kart akt sprawy moim zdaniem póki co skazane są na niepowodzenie. Żadne wąsy z plastiku i metalu (bo często kartę akt trzeba szybko „wyszyć”, a dodatkowo niektórych dokumentów dziurkować nie można) – nie mówiąc już o elastycznych taśmach… Protokolant musi umieć szyć. Zszyte dobrze akta trzymają się mocno i pozwalają na wielokrotne kartkowanie tomu, pozostawienie go otwartym na danej stronie… Jest to w ogóle najwygodniejsza sprawa.

Do obowiązków protokolanta należy także telefoniczne kontaktowanie się z pełnomocnikami, stronami, biegłymi. Wymaga to często dużej dozy dyplomacji, bo strony są różne i najczęściej… agresywne i roszczeniowe przez telefon. Jest to zrozumiałe, skoro ich sprawa trwa tak długo, a protokolant dzwoni najczęściej celem wyjaśnienia jakichś nieścisłości. Rozmowy z biegłymi sądowymi to już zupełnie osobny temat, bo biegły sądowy jak każdy specjalista z długim doświadczeniem zawodowym, jest absolutnie przekonany o własnej nieomylności, przy jednoczesnej całkowitej ignorancji całego otaczającego ich świata. Protokolant musi więc lawirować między oczekiwaniami sędziego co do opinii (najczęściej terminu i ceny jej sporządzenia) a wylewanymi mu przez telefon żalami.

Odpowiedzialność za prawidłowość doręczeń spoczywa de facto na protokolancie. Często sędziowie za błędy w doręczeniach obarczają winą protokolantów – nawet (o tempora, o mores!) przy stronach. Czasem słusznie, ale najczęściej nie. Prawdą jest, że wpisanie adresu do systemu należy do protokolanta i błędny adres wprowadzony do systemu na początku zaowocuje nieskutecznym doręczeniem i znacznym przedłużeniem procesu (bardzo często), jednak takich wpisywań adresów i danych codziennie dokonywanych jest kilkadziesiąt – i ogromna większość poprawnie. Wystarczy, że w skomplikowanym adresie pomyli się jedna cyfra, Poczta już zwróci jako „błędny adres” lub z adnotacją „nie mieszka”. Czasem oczywiście i dla stron i dla pełnomocników jest to irytujące, ale przy takich warunkach pracy –zrozumiałe.

I tu dochodzimy do najważniejszej moim zdaniem sprawy. Co przede wszystkim robi protokolant w sądzie? Bieduje. Zawód jest opłacany bardzo źle – mimo kolejnych petycji, protestów, rozmów… Stawka brutto protokolanta to około 2100 -2300 zł brutto w Sądzie Rejonowym, zależnie od miasta. Proszę sobie wyobrazić – duże miasto, młoda osoba (bo najczęściej są to ludzie młodzi), która pragnie się usamodzielnić. A tu przez kilka dobrych lat pensja nie pozwalająca na posiadanie własnego mieszkania w jakiejkolwiek formie, praktycznie uniemożliwiająca założenie rodziny. Praca pewna – to prawda. Nawet najgorszy protokolant z sądu wyrzucony nie zostanie. Ale praca bez perspektyw praktycznie – o podwyżkach decyduje Budżet Państwa (czyli – podwyżek nie ma nigdy), jedynym awansem jest możliwość zostania Starszym Protokolantem z niewiele podniesioną pensją, a potem osobą funkcyjną w wydziale – Kierownikiem Sekretariatu kub jego zastępcą. I koniec. Nic dziwnego, że osoby lepsze i bardziej zdeterminowane aby podnieść swoją stopę życiową z sądów uciekają. Wtedy trzeba zatrudniać nowe osoby, które są „zielone” i przyuczać je od nowa – co powoduje pomyłki, frustracje…

Narzekać każdy może – a czy jest remedium? Moim zdaniem – tak. Jest nim odniesienie pensji protokolanta do stawki bazowej wynagrodzenia sędziego, przy stworzeniu systemu kategorii płacowych (wysługa lat + oceny roczne). Przykładowo – protokolant zarabiający 35% wynagrodzenia bazowego sędziego, z dodatkowym procentem każdego roku pracy w sądzie i możliwości „wejścia” w kolejną stawkę awansowa po dwóch rocznych ewaluacjach, byłby zdeterminowany, aby jego praca była jak najlepsza, a współpraca z sędzią (który byłby wszak głównym autorem ocen rocznych) na tyle sprawna, aby sędzia ów nie wyobrażał sobie już swojej pracy bez zaufanego protokolanta.

Osobiście jestem pełen uznania dla pracy tych ludzi, bo podczas swojej pracy w sądzie widziałem, jak ciężko i – powiem patetycznie – ofiarnie pracują. Za swoją pracę nie otrzymują jednak adekwatnego wynagrodzenia, a trzeba także powiedzieć z ciężkim sercem, że nie otrzymują też zwykle uznania od swoich przełożonych – sędziów. Sędzia zwykle wzorową pracę protokolanta uważa bowiem za normę i rzecz zwykłą – zaś na pomyłkach taki sędzia jest w stanie skoncentrować się nadmiernie… W żaden sposób nie jest to krytyka środowiska sędziowskiego, które cenię – raczej prośba o zwrócenie uwagi na konieczną w sprawnej organizacji pracy osobę, która wykonuje swoje obowiązki za uwłaczające godności ludzkiej pieniądze. A dodatkowo prośba o poparcie słusznych postulatów płacowych protokolantów.



Darmowy newsletter

Aktualności, darmowe porady prawne, wzory pism i umów do pobrania

Skontaktuj się już teraz

ul. Lema 15E/23, 31-571 Kraków,